illustatie: Ruud van Corler

In 2015 ben ik zo’n tien jaar onderweg, op pad als organisatieadviseur. In deze rol kom ik ‘over de vloer’ bij voor mij steeds nieuwe organisaties. Met de blik van een nieuwe medewerker observeer, bewonder en verwonder ik me over deze mini-biotopen. Over mijn verwondering, vaak tegenstellingen tussen wat een organisatie zegt te doen en wat ze daadwerkelijk in praktijk brengt, schrijf ik een open brief aan directies ter reflectie. Het is een brief, gebaseerd op mijn eigen praktijkervaring opgedaan bij meerdere organisaties en teruggebracht tot een voorbeeld. Zou onverhoopt een organisatie zich herkennen dan bied ik u niet mijn welgemeende excuses aan maar wel stof tot nadenken. Ik kijk uit naar uw reactie en ga graag met u in gesprek.

Onderwerp: omgevingsbewust  navelstaren 

Geachte directie,

Als nieuweling binnen uw organisatie wil ik graag een uurtje met u kennismaken. Van uw secretaresse begrijp ik dat u dit te lang vindt. In uw ogen is een half uur meer dan voldoende voor een kennismaking. U begrijpt dat ik enigszins teleurgesteld ben omdat ik gehoopt had dat u net zo nieuwsgierig naar mij zou zijn als ik naar u (verwondering #1).  Ook laat ze me weten dat afspraken met de 10 directieleden uit maximaal  50 minuten overleg en 10 minuten ‘transfertijd’ bestaan. Tijd die u nodigt heeft om zich voor te bereiden op de volgende afspraak.

Niet geheel van harte heb ik dan ook toegestemd met een half uurtje. Vervolgens krijg ik 10 nieuwe vergaderverzoeken van elk 30 minuten aansluitend gepland op een dag. Deze keer sputter ik tegen, het lijkt me wat krap gepland. Blijkbaar is de ‘transfertijd’ -regel alleen van toepassing op directieafspraken en niet op die van de medewerker (verwondering #2). Ik antwoord met een verzoek enkele afspraken te verschuiven naar een andere dag, kan het maandag? En weer krijg ik een mail retour; verzoek afgewezen want op maandag vergaderen de directieleden alleen maar met elkaar, de hele dag. Opnieuw slaat de verwondering toe; vergadert u dan de hele dag als team, of bilateraal of beiden en hoe past u dan de 50 minutenregel toe (verwondering #3)?

Reflectie

Weemoedig denk ik aan onze eerste gesprekken. U sprak over wat belangrijk is voor deze organisatie; woorden als omgevingsbewustzijn en over de organisatiegrenzen heen kijken. Uit mijn eerste kennismaking blijkt de praktijk weerbarstiger te zijn en zie ik een organisatie die al navelstarend omgevingsbewust wil worden. Het is natuurlijk altijd makkelijker om te praten over gewenst gedrag dan het in de praktijk daadwerkelijk tot uitvoering te brengen. Met deze brief bied ik u een handreiking en moedig ik u allen aan de deur van de directiekamer open te gooien,  net zoals uw agenda. En voor de durfals, ga lunchen in de kantine en schuif vooral aan bij de nieuwe gezichten! Ik verzeker u, u zult grenzen gaan verleggen en het zal uw horizon verbreden.

Met vriendelijke groet,

Margot Ploumen